Steeds meer kantoren maken gebruik van DossierFlow voor het efficiënt en gestructureerd uitvragen van klantinformatie- en documenten. Bijvoorbeeld voor het controleren van jaarrekeningen, btw-aangifte, Wwft check, het onboarden van nieuwe klanten of het opstellen van een ESG-rapportage. Maar wat levert het op als je deze stroom van klantdocumenten centraal hebt georganiseerd? In dit artikel lees je meer.

Wolters Kluwer ontdekte in Coronatijd dat de wijze waarop informatie binnen kantoren bij elkaar werd gebracht, nóg stroperiger verliep: informatie kwam versnipperd binnen, gegevens stonden op verschillende plekken en de beoordeling van documenten liet (te) lang op zich wachten. Daarnaast zag men dat nog steeds veel documenten via e-mail, Dropbox, USB-sticks of nog fysiek worden aangeleverd. Niet altijd een veilige manier van werken. Met alle gevolgen van dien: processen, (onderlinge) samenwerking en kwaliteit stonden onder grote tijdsdruk.

Als je echter de stroom klantendocumenten op een gestructureerde manier organiseert, kun je veel van deze druk wegnemen. Er is veel minder klantcontact nodig, want zowel jij als je klant zien direct wat er al is aangeleverd. Ook kun je binnen je kantoor gemakkelijker het werk overnemen van een collega die bijvoorbeeld ziek is of met vakantie.

Uitvraagproces kan overzichtelijker en veiliger
Wolters Kluwer ging daarna met diverse kantoren in gesprek hoe dit uitvraagproces overzichtelijker, eenvoudiger, dynamischer en veiliger te maken. Gedurende het hele proces zaten we letterlijk naast de gebruikers om de pijnpunten door te vertalen naar software die we toen al aan het ontwikkelen waren. Zo ontstond DossierFlow: een online tool waarmee je heel gestructureerd en eenvoudig vragenlijsten naar klanten kunt sturen om informatie of documenten op te vragen. Denk aan (PBCL) lijsten voor IB-aangifte, de jaarrekening, on-boarding van nieuwe klanten of ESG-rapportage. DossierFlow heeft dus dezelfde familienaam als het boekhoudpakket Twinfield Boekhouden, maar staat hier als onafhankelijke tool volledig los van.

Aanpasbare sjablonen
In DossierFlow zitten een aantal handige vragenlijst-sjablonen die je eenvoudig zelf op maat kunt maken en kunt personaliseren. Denk aan sjablonen voor Audit, IB-en VpB-aangifte, Jaarrekening, on-boarding van een nieuwe klant. Daarnaast is ook een klein kunstje om zelf nieuwe vragenlijsten te maken met de 'designer' rol. Hiervoor heb je geen 'developer' skills nodig. Dit ervaren onze klanten als een groot gebruiksgemak.

Wat zijn de grote voordelen voor kantoren?
Dit zijn vijf grote voordelen van DossierFlow die je kantoor wendbaarder, veiliger en effectiever maken:

1. Overzicht voor jou én je klanten
   Je hebt met DossierFlow direct overzicht over welke documenten al aangeleverd zijn en welke nog open staan. Je ziet nu in één oogopslag de status per klant. Ook voor je klant is het veel duidelijker welke informatie hij nog moet aanleveren of welke documenten nog niet volledig zijn. Alle benodigde klantinformatie is gestructureerd weergegeven en kan klantspecifiek worden gemaakt. De klant kan alles op één plek uploaden - en kan ook op een later moment nog informatie toegevoegen.
     
2. Alle stukken direct bij elkaar
   Alle informatie staat op één plek bij elkaar. Het resultaat? Overzicht, rust en minder mailverkeer tussen jou en je klant. Ook hoef je veel minder terug te zoeken naar eerder (wel of niet) al aangeleverde documenten. Dit scheelt tijd! Wat ook erg handig is, is dat je de aangeleverde informatie geautomatiseerd kunt opslaan naar Sharepoint. Hier wordt het vanzelf in een mappenstructuur gelijk aan de vragenlijst geplaatst. Ook nakomende stukken kunnen hier met één druk op de knop op de juiste plek worden toegevoegd.
     
3. Samenwerken wordt gemakkelijker (en prettiger)
   In Dossierflow zit een aparte 'opmerkingenfunctie', die het makkelijker maakt om per vraag met elkaar af te stemmen. Als je klant niet begrijpt wat hij precies moet aanleveren over bijvoorbeeld een statutenwijziging, dan kan hij bij deze vraag een opmerking plaatsen. Andersom kun je als accountant per onderdeel ook aangeven wanneer iets niet helemaal compleet is. Dat maakt communiceren efficiënter, maar vooral ook overzichtelijker. En bovendien: het voorkomt veel mail- en telefoonverkeer.
     
4. Voor ieder proces een sjabloon
   Waar je bij andere software meestal het inrichten van sjablonen via de ontwikkelaar moet organiseren, ben je met DossierFlow volledig onafhankelijk. Voor ieder proces waarvoor documenten uitgewisseld en verzameld moeten worden, kun je zelfstandig en gebruiksvriendelijk sjablonen - zoals een vragenlijst - creëren. Dat levert niet alleen meer tijd op, het geeft je als accountantskantoor ook meer controle en ruimte om aanleverprocessen te testen en te verbeteren.
     
5. Dossierflow is ‘ESG-ready’
   Vanaf 2024 wordt ESG verplicht voor beursgenoteerde bedrijven en grote ondernemingen. Dossierflow heeft al een feature ingebouwd waarmee je als kantoor een ESG-vragenlijst kunt definiëren om snel alle benodigde ESG-informatie op te halen bij leveranciers, klanten en derden. Zo wordt zichtbaar welke informatie beschikbaar is. Daarnaast kun je als accountant straks ook een score koppelen aan een ESG-document. Op die manier wordt het voor je klant of leverancier duidelijker zichtbaar welke informatie nog vereist is. Om het beoordelen van deze stukken eenvoudiger te maken, zijn we aan het testen of deze beoordelingsscores in de toekomst door AI gegenereerd kunnen worden.