Softwarepakketten.nl

Salaris en HRM > Functionaliteit

Pakketsoort - Salaris- en HRM-software > Salaris en HRM > Functionaliteit

Een aantal functionaliteiten van salaris- en HRM-software zijn hieronder op een rij gezet:

Implementatiemodel

  • Lokaal; De toepassing draait ‘stand-alone’ op een (lokale) PC.
      
  • Serverversie; De toepassing draait op een server en is via het ‘cliëntserver’ model beschikbaar.

  • SAAS; De toepassing wordt aangeboden via het ‘Software as a Service’ model en is via een webbrowser met internettoegang beschikbaar.
       
  • Salaris service verwerking;
    Bij Salaris Service verwerking (In Service) levert de werkgever en/of de werknemers de mutaties aan en wordt de verwerking van de salarisadministratie (berekenen, vervaardigen loonstroken, aangiftes richting Belastingdienst en eindejaarverwerking) centraal uitgevoerd door een Salaris Service Bureau. In dit geval treedt de softwareleverancier dan zelf op als Salaris Service Bureau.

Salaris functionaliteit

Berekeningen

  • Bruto-netto en netto-bruto traject;
      
  • Verlonen van alle CAO’s; Op de website https://www.fnv.nl/sector-en-cao/ kan gezocht worden naar sectoren en cao’s. Er wordt gesproken over zo’n 1.000 cao’s. Ga dus altijd vooraf na of salarissoftware door u gewenste cao’s ondersteunt. Natuurlijk hebben niet alle cao-afspraken invloed op salarissoftware, zoals bijvoorbeeld afspraken over proeftijd en opzegtermijn. Maar de wijze waarop eventuele toeslagen en overwerk berekend wordt kan wel van invloed zijn op salarissoftware.

  • Bouwsector;
  • Uitzendbranche;
      
  • Salarisschalen;
    Waarbij er loonschalen en –treden ingevoerd kunnen worden, waardoor bijvoorbeeld een groep werknemers in één keer een trede omhoog geschoven wordt per 1 januari zonder dat met de hand al hun salarissen aangepast moeten worden.
  • Salarisschalen minimumloon;
    Waarbij automatisch verhogingen van het minimum loon in één keer doorgevoerd worden bij alle werknemers die gekoppeld zijn aan betreffende schaal EN ook automatisch rekening wordt gehouden met het minimum loon dat gekoppeld is aan de leeftijd van werknemers (i.v.m. jeugdloon).

  • Terugwerkende kracht berekening (twk);
  • Proformaberekening;
  • Vrij te benoemen bestanddelen aanwezig;
  • Afwijkende tabel mogelijk;
  • Voorschotverwerking mogelijk;

Belastingregelingen

  • Beroepssporters- en artiesten;
    Een artiest die in Nederland optreedt, valt in principe onder een bijzondere regeling voor de loonheffingen: de artiesten- en beroepssportersregeling. Zoals de naam van de regeling al zegt vallen beroepssporters ook onder deze regeling.

  • Aannemen van werk;
    Aannemers van werk en hun hulpen zijn bij u in fictieve dienstbetrekking als zij werken op grond van een aannemingsovereenkomst. Voor aannemers en hun hulpen moet u de loonbelasting/premie volksverzekeringen berekenen met speciale tabellen.
      
  • Thuiswerkers en hun hulpen;
    U moet de thuiswerker niet verwarren met de werknemer die een echte of fictieve dienstbetrekking heeft en (soms) thuis werkt. Een thuiswerker is iemand die alleen thuis werkt en het werk niet uitbesteedt. Bovendien heeft een thuiswerker geen eigen bedrijf. Bekende voorbeelden van thuiswerk zijn garnalenpellen en inpakwerkzaamheden. Voor thuiswerkers en hun hulpen moet u de loonbelasting/premie volksverzekeringen berekenen met speciale tabellen.
      
  • Stagiairs;
    Als er geen echte dienstbetrekking is, maar de stagiairs krijgen wel een beloning, dan is er sprake van een fictieve dienstbetrekking. Deze stagiairs zijn wel verzekerd voor de Wet Wajong en voor de ZW. U hoeft geen premies werknemersverzekeringen te berekenen. U moet wel loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden en werkgeversheffing Zvw betalen.
      
  • Studenten- en scholierenregeling;
    Voor studenten en scholieren bestaat een bijzondere regeling: de studenten- en scholierenregeling. Als u de regeling toepast, hoeft u minder loonbelasting/premie volksverzekeringen te berekenen. U mag voor de berekening van de loonheffingen namelijk het kalenderkwartaal gebruiken in plaats van het werkelijke loontijdvak. U houdt dan meestal minder of geen loonbelasting/premie volksverzekeringen in.
      
  • Meewerkende kinderen;
    Voor meewerkende kinderen geldt de fictieve dienstbetrekking als het kind ten minste 15 jaar is en de familierelatie in de arbeidsrelatie tussen ouder en kind overheerst, met andere woorden: de arbeidsvoorwaarden zijn niet gelijk aan die van de andere werknemers.
       
  • Pseudo werknemers (opting in);
    Als de arbeidsrelatie tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer geen echte of fictieve dienstbetrekking is kunnen zij er samen voor kiezen hun arbeidsrelatie aan te merken als een fictieve dienstbetrekking. Deze regeling wordt ook 'opting-in' genoemd. De opdrachtnemer wordt 'pseudowerknemer' genoemd.
      
  • Personeel aan huis;
    Huurt u iemand in voor huishoudelijk werk in en om het huis voor 4 of meer dagen per week? Dan is degene die u inhuurt bij u in dienstbetrekking. U moet dan loonheffingen inhouden en betalen volgens de vereenvoudigde regeling voor personeel aan huis.
      
  • Dienstverlening aan huis;
    Bent u particulier en huurt u iemand in voor huishoudelijk werk in en om het huis voor maximaal 3 dagen per week? Dan geldt voor u de regeling dienstverlening aan huis.
      
  • Werknemers die de AOW-leeftijd hebben bereikt;
    Voor werknemers die de AOW-leeftijd hebben bereikt, betaalt u de werkgeversheffing Zvw tot het einde van de dienstbetrekking. Sinds 1 januari 2017 zijn deze werknemers ook verzekerd voor de ZW. U betaalt voor deze werknemers geen premies werknemersverzekeringen.
       
  • Extraterritoriale werknemers; Dit zijn werknemers die naar een ander land worden uitgezonden of vanuit een ander land in Nederland komen werken. Voor de exacte en actuele regelingen die gelden voor extraterritoriale werknemers verwijzen wij naar de website van de Belastingdienst (www.belastingdienst.nl). 

Periodiciteit

  • Maandelijkse verloning;
  • 4-wekelijkse verloning;
  • Weeklonen;
  • Dagloners;
  • Uurloners

Uitvoer

  • XML Auditfile Salaris (XAS) aanwezig;
      
  • Telebankieren aanwezig; Dat wil zeggen het aanleveren van de betalingen aan de bank op elektronische wijze.
      
  • Loonstroken per e-mail verzenden;
  • Loonstroken via Smart-phone raadplegen;

Elektronische loonaangifte

  • Elektronische aangifte LB aanwezig (via Digipoort)?
  • Ondersteuning met verzamelcertificaat?

Werkkostenregeling

  • Alle toegestane methoden van de werkkostenregeling (WKR) ondersteund;
  • Per vergoeding of verstrekking (ook wel looncomponent genoemd) aangeven welke regeling van toepassing is;
      
  • Vrije ruimte bepalen; Het gaat er met name om dat in de loop van het jaar telkens inzicht is in de vrije ruimte of de overschrijding daarvan (dus kosten belast tegen tarief dat geldt voor overschrijding vrije ruimte WKR).
       
  • Extracomptabel kosten boeken;
    Het gaat er hierbij om dat kosten opgegeven kunnen worden, waarmee rekening gehouden moet worden bij het bepalen van de vrije ruimte.

    Een deel van de personeelskosten is werknemer gebonden en zal direct vastgelegd worden binnen de salarisadministratie. Daarmee kan het pakket automatisch rekening houden bij het bepalen van de vrije ruimte. Maar als u een personeelsfeest organiseert of een kerstpakket verstrekt aan uw personeelsleden zult u dat normaliter niet per werknemer in de salarisadministratie registreren. Deze laatste kosten worden dan geboekt in de boekhouding. Door deze kosten eveneens vast te leggen binnen de salarisadministratie kan vanuit één systeem de vrije ruimte berekend worden. Een andere optie is natuurlijk dat u de vrije ruimte niet berekend via het salarispakket maar via uw boekhoudsoftware.
       
  • Werkgeverslasten van verschillende keuzes doorrekenen;
    Om op deze wijze te bepalen of het verstandig is bepaalde kosten onder de werkkostenregeling te laten vallen of bijvoorbeeld als brutoloon aan de werknemer. Dat laatste kan wel eens voordeliger zijn dan de eindheffing die betaald wordt bij overschrijding van het forfait van de werkkostenregeling. De mogelijkheid moet dan aanwezig zijn om via simulatie verschillende keuzes door te rekenen. 

HRM functionaliteit

  • Personeelsdossier; Met alle persoonsgegevens, verslagen van voortgangs- en beoordelingsgesprekken, etc.
       
  • Werving en selectie; Ondersteuning van sollicitatieprocedures. Zoals CV’s selecteren en workflow afhandelen van de werving en selectie.

    Tip:
    Is binnen het systeem een controle op de bewaartermijn van CV’s opgenomen? Dit in verband met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Ter voorkoming dat gegevens niet langer bewaard blijven in het systeem dan toegestaan. 
      
  • Arbeidsvoorwaarden; Zowel salarisgegevens als secundaire arbeidsvoorwaarden registreren.
        
  • Employee benefits; Uitruilen arbeidsvoorwaarden door werknemers (ook wel cafetariamodel genoemd). Zodat werknemers een deel van hun salaris zelf kunnen verdelen c.q. opbouwen. Bijvoorbeeld een hoger pensioen of liever een duurdere lease auto. 
       
  • Competentiemanagement (personeelsbeoordeling); Met registratie competenties, planning gesprekken en registratie gesprekken. Denk hierbij ook aan een tijdige melding van geplande gesprekken.  
        
  • Opleiding en ervaring registreren;
       
  • Functieprofilering en Matching; Matching van medewerkers aan functies.
       
  • Carrière en loopbaanplanning;
       
  • Urenregistratie;
    Het registreren van zowel de directe- als indirecte uren per medewerker. Verbijzonderd naar opdrachten en activiteiten. 
       
  • Verzuimregistratie;
    Wet verbetering poortwachter, uitwisseling informatie UWV en arbodiensten, workflow en verzuimhistorie.
       
  • Verlofregistratie;
       
  • Personeelsplanning; Personeelsplanning (ook aangeduid als Workforce management) komt in de basis neer op het juiste evenwicht tussen personeelscapaciteit en personeelsbehoefte. Personeelsplanning is daarbij niet over één kam te scheren binnen verschillende soorten van bedrijven. Binnen een productiebedrijf is personeelsplanning mede gerelateerd aan de behoefte aan producten en een samenspel van beschikbaarheid aan mens-, materiaal- en machinecapaciteit. Bij een horecabedrijf wordt gewerkt met een dienstrooster dat tevoren aan een medewerker bekend wordt gemaakt. Er zijn natuurlijk ook bedrijven waar met een vaste personele bezetting wordt gewerkt en personeelsplanning alleen neerkomt op het afstemmen van werkzame uren en verlof, feitelijk het bijhouden van een eenvoudig personeelsrooster.
       
  • Wagenparkbeheer;
     
  • Subsidieregelingen;
      
  • Workflow;
    Onder andere gekoppeld aan het in- en uitdienst treden van medewerkers en de uitgifte van middelen aan medewerkers.
        
  • Dashboard;
    Salaris- en HRM-informatie overzichtelijk weergeven via een dashboardfunctie.

Employee Self Service
Employee Self Service (ESS) kan beschikbaar zijn in relatie tot zowel salaris- als HRM functionaliteit. Vandaar dat ESS als apart onderdeel is opgenomen. Het komt er op neer dat bepaalde functionaliteit voor medewerkers via internet online beschikbaar is. Het raadplegen van loonstroken via een Smart-phone is al eerder apart opgenomen als salarisfunctionaliteit. 

  • Persoonlijke gegevens muteren;
  • Raadplegen (eigen) dossiers;
  • Verlofregistratie;
  • Urenregistratie en declaraties; Zowel uren als kosten (denk aan declaraties) kunnen opgeven.
  • Ziekteverzuim- en betermeldingen;
  • Gegevens collega’s raadplegen;
  • Workflow inrichten; Zoals het accorderen van mutaties die eerder aangebracht zijn door medewerkers. 

Gegevensuitwisseling

  • Uitwisseling van gegevens met pensioenuitvoerders mogelijk; (zo ja, specificeren met welke uitvoerders en op welke wijze).
  • Uitwisseling met andere uitvoeringsinstanties mogelijk; (zo ja, specificeren met welke instanties en op welke wijze).
  • Maakt overige gegevensuitwisseling deel uit van het pakket; (zo ja, specificeren welke). 

Koppelingen

  • Boekhoudsoftware; (zo ja, graag specificeren welke toepassingen).
  • ERP-software; (zo ja, graag specificeren welke toepassingen).
  • Tijdregistratie en toegangscontrole; (zo ja, graag specificeren welke toepassingen).
  • Office toepassingen; (zo ja, graag specificeren welke toepassingen).
  • Koppelingen met overige toepassingen; zo ja, graag specificeren welke toepassingen). 

Gids Salaris- en HRM-software
De "Gids Salaris- en HRM-software" biedt inzicht in het complete spectrum van toepassingen op het gebied van salaris- en HRM-software. 

Met ook aandacht voor cloud computing, employee self services (ESS), elektronische gegevensuitwisseling en data-analyse.
Naar opvragen gratis Gids Salaris- en HRM-software...


Onerzoeksbureau GBNED