Softwarepakketten.nl

Werkkostenregeling (WKR)

Pakketsoort - Salaris- en HRM-software > Werkkostenregeling (WKR)

De regeling als uitgangspunt
In de administratie is het van belang de soorten vergoedingen en verstrekkingen aan of ten behoeve van personeel te onderscheiden. Het gaat dan om:

  1. Gerichte vrijstellingen; zoals reiskosten voor openbaar vervoer en kosten voor opleiding en studie onder bepaalde voorwaarden;
     
  2. Intermediaire vergoedingen; vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet. Bijvoorbeeld brandstofkosten voor een leaseauto;
     
  3. Kosten die vallen onder het algemeen forfait; deze vergoedingen en verstrekkingen vallen onder het vrijgestelde forfait, waarbij het meerdere wordt belast tegen 80%.

Een aandachtspunt bij het registreren van de kosten die vallen onder de WKR is dat u de in rekening gebrachte BTW altijd meeneemt als vergoeding. 

Voor nadere uitleg over de werkkostenregeling (WKR) zelf verwijzen we primair naar de website van de Belastingdenst.

Rapport WKR
Het gratis rapport "Werkkostenregeling binnen salaris- en boekhoudsoftware" gaat met name in op de wijze waarop deze regeling ondersteund wordt door salaris- en boekhoudsoftware. In de meest ideale situatie is sprake van een functie of module “werkkostenregeling” die ondersteund wordt (of eigen gevoed) door zowel de boekhouding als de salarisadministratie. 
Meer informatie en opvragen gratis rapport over de WKR en software...

Salarissoftware en ondersteuning werkostenregeling
Allereerst is het de vraag of uw salarispakket de WKR ondersteund en zo ja welke WKR methoden?
Verder kunnen dan de volgende eigenschappen een rol spelen:

  • Kan per vergoeding of verstrekking (ook wel looncomponent genoemd) aangegeven worden welke regeling van toepassing is?
  • Kan per vergoeding of verstrekking per werknemer aangegeven worden welke regeling van toepassing is? Op deze wijze kan per werknemer een andere keuze gemaakt worden.
  • Biedt het salarispakket de mogelijkheid om de vrije ruimte te bepalen? Het gaat er met name om dat in de loop van het jaar telkens inzicht is in de vrije ruimte of de overschrijding daarvan.
  • Biedt het salarispakket de mogelijkheid om extracomptabel kosten te boeken? Het gaat er hierbij om dat kosten opgegeven kunnen worden, waarmee rekening gehouden moet worden bij het bepalen van de vrije ruimte en die niet uit de salarisadministratie blijken.
  • Is de mogelijkheid aanwezig om werkgeverslasten van verschillende keuzes door te rekenen? Om op deze wijze te bepalen of het verstandig is bepaalde kosten onder de werkkostenregeling te laten vallen of bijvoorbeeld als brutoloon aan de werknemer.

Boekhoudsoftware en ondersteuning werkostenregeling
Er wordt veelal vanuit gegaan dat ondersteuning van de WKR met name een aangelegenheid is voor de salarisadministratie. Mogelijk omdat de WKR-heffing deel uitmaakt van de loonheffing die ook via de salarisadministratie wordt afgehandeld. De WKR administreren binnen een financiële administratie is natuurlijk ook een optie. De kosten vanuit de salarisadministratie blijken dan vanuit een loonverdeelstaat die geboekt wordt in de financiële administratie.

De WKR heeft in elk geval wel invloed op de boekhouding, te weten:

  • Uitbreiding van het rekeningschema; naar soorten van vergoedingen en verstrekkingen met behoudt van de ‘brutoloon’ kosten. Een aandachtspunt is dat de vergoedingen en verstrekkingen die vallen onder de werkkostenregeling inclusief BTW geboekt worden. Een andere mogelijkheid is een uitbreiding naar kostensoort, kostenplaatsen of een andere boekingsdimensie.
     
  • Kasstelsel; voor de loonbelasting, en dus ook voor de werkkostenregeling, geldt het kasstelsel (bron: website www.belastingdienst.nl, veelgestelde vragen werkkostenregeling). Een declaratie van een werknemer in januari 2012 betreffende kosten over 2011 zal voor de werkkostenregeling geboekt worden in 2012. Terwijl de kosten voor uw bedrijfsresultaat nog in 2010 meegenomen worden. Feitelijk hebben we dan te maken gelijktijdig te maken met het factuur- en kasstelsel. 

Loon Salarissoftware


Onerzoeksbureau GBNED