Softwarepakketten.nl

Robotic proof

Robotic accounting > Robotic proof

Met "Robotic proof" wordt aangeduid in hoeverre boekhoudsoftware (of in de toekomst andersoortige administratiesystemen)  functionaliteit en eigenschappen bevat op het gebied van "Robotic accounting".

Onder de naam "Boekhoudsoftware op de testbank" beoordeelt Onderzoeksbureau GBNED boekhoudsoftware. Deze software wordt dan utgebreid inhoudelijk, met name op functionaliteit, beoordeeld en de resultaten worden samengevat in een testrapport, voorzien van de behaalde scores. Onderdeel van deze beoordeling is functionaliteit op het gebied van robotic accounting.

Voor meer informatie over het beoordelen van boekhoudsoftware wordt verwezen naar Boekhoudsoftware op de testbank

Wanneer is boekhoudsoftware robotic proof?
Tot het domein van ‘Robotic accounting’ (c.q. robot boekhouden) behoren de volgende basisfuncties op het gebied van elektronische gegevensuitwisseling:

  • Elektronisch factureren (in UBL); uitgaand.
      
  • Elektronische factuurverwerking (in UBL); inkomend.
      
  • Elektronische rekeningafschriften;
    Op dit moment gaat het om het inlezen van elektronische rekeningafschriften in het SEPA CAMT formaat (vervanging van het oude MT940 formaat), gevolgd door een "automatische reconciliatie van elektronische bankmutaties c.q. -afschriften".

    Als PSD2 volledig is ingevoerd worden de eisen voor robotic accounting verder bijgesteld op dit onderdeel. 
      
  • Elektronische aangiftes (BTW, ICP);
    Waarbij de BTW-aangifte en de ICP-opgave elektronisch aan de Belastingdienst wordt gezonden. Dus zonder dat de gebruiker de aangfte handmatig moet overnemen via de website van de Belastingdient.   
  • Elektronisch uitwisselen gegevens met andere systemen via API's (dus real-time).

Dit kan aangevuld worden met:

  • Elektronisch deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel via SBR, direct vanuit de boekhouding;
    Sinds 1-1-2017 is elektronisch deponeren verplicht voor de categorie micro en klein en per 1-1-2018 voor de categorie middelgroot (ontleend aan informatie op de website www.kvk.nl). 

  • Elektronische kredietrapportage aan banken op basis van SBR;
    Het gaat dan om kredietrapportages aan ABN, ING en Rabobank. De basis voor deze rapportages is de jaarrekening van een onderneming, aangevuld met een specificatie over bepaalde zaken, zoals: 
    - Ouderdomsanalyse debiteuren, crediteuren;
    - Leaseverplichtingen;
    - Leningen;
    - Specificatie registergoederen.
    Door dergelijke gegevens direct in de boekhouding te registreren is voor de ondernemer ook een beter financieel inzicht mogelijk. Zo worden in de boekhouding vaak alleen de betaalde bedragen geregistreerd aangaande leaseverplichtingen en leningen. Door meer gegevens te registreren kan voor de ondernemer zelf ook een betere liquiditeitsprognose samengesteld worden.

  • Automatische data-analyse van cijfers;
    Al tientallen jaren mag van boekhoudsoftware verwacht worden dat elementaire allang aanwezig zijn. Het gaat dan om zaken als:
    - Het in evenicht zijn tussen debet- en creditboekingen;
    - Aansluiting debiteuren en crediteuren met het grootboek;
    - Het niet direct mogen boeken op collectieve grootboekrekeningen.

    Er zijn echter veel meer automatische controles mogelijk die lang niet in alle boekoudsoftware standaard aanwezig is. Denk aan de volledigheid van bepaalde boekingen (zoals telefoonkosten, verzekeringspremies en huurkosten). Maar ook aan de verhouding tussen omzet en af te dragen BTW.

  • Machine learning;
    Bijvoorbeeld automatisch boekingsintelligentie opbouwen bij het boeken van inkoopfacturen of elektronische bankafschriften. Zodat een volgende boeking volledig automatisch verwerkt kan worden zonder menselijke tussenkomst.

    Dan hebben we het over Robotic accounting zoals het feitelijk bedoeld is.

Door bovenstaande zaken goed te regelen in boekhoudsoftware biedt Robotic accounting echt toegevoegde waarde voor de ondernemer en haar financiaal intermediairs (accountants- en administratiekantoren).




Onerzoeksbureau GBNED