Softwarepakketten.nl

Bijdrage van Bloggers (blogs)

8 meest voorkomende problemen in de boekhouding

Plaatsingsdatum 11-08-2016
Berichtdatum 10 augustus 2016

Door Selma Smid, OAMKB

De boekhouding op orde houden is een uitdaging voor elke ZZP-er en MKB-er. Je bent als ondernemer bezig met klantrelaties, opdrachten binnenhalen en uitvoeren. Ik merk dat de financiële administratie wordt afgehandeld in de verloren uurtjes na werktijd. Daarom heb ik de 8 meest voorkomende problemen in de boekhouding op een rij gezet, en natuurlijk ook oplossingen!

1. Gebrek aan tijd voor de boekhouding
Je moet de bankrekening controleren en daarna handmatig facturen inboeken. Maar weet je hoeveel tijd dit kost? En het levert je uiteindelijk niet op. Hoe hoger de tijdsinvestering in de boekhouding, hoe lager de productieve output. 

2. Overal losse stapels documenten
Op het bureau ligt een offerte van de leverancier van grondstoffen, de offerte naar de klant zit in de mail en de factuur moet je nog koppelen aan een betaallink via een online betaaldienst. Omdat alles op verschillende manieren wordt verwerkt verlies je overzicht en maak je fouten. Herkenbaar? Het is veel beter om voor boekhoudsoftware te kiezen die data kan koppelen, dit scheelt je zeeën van tijd.

3. Alle informatie ligt op kantoor
Als jouw boekhouding alleen opgeslagen wordt op de PC op het kantoor is het onmogelijk bij een klant informatie op te halen met je smartphone. Daarom is het online boekhouden ook zo belangrijk. Je kunt hiermee altijd bij jouw informatie, zelfs als je op het strand ligt tijdens je “vakantie”.

4. De klant wil facturen in UBL formaat
Je bent al van de papieren rekening afgestapt en stuurt heel modern PDF facturen per mail. Maar dan vraagt de klant om UBL. Dat is een standaard factuurmethode die geaccepteerd wordt door de Belastingdienst. Ik vind het daarom een pré om voor een boekhoudpakket te kiezen die de laatste standaarden ondersteund, dan hoef je de laatste ontwikkelingen zelf niet bij te houden.

5. Hoe kan ik CRM het beste regelen?
Customer Relationship Management is cruciaal maar dit kost veel tijd. Het is handig om voor elke klant een map samen te stellen waarin alle communicatie, opdrachten en afspraken gedocumenteerd worden. Met online CRM software is dat heel eenvoudig in te richten en bij te houden.

Dat waren de vijf meest voorkomende problemen met het boekhouden. Na de cijfers begint pas het echte werk. Aangiftes opstellen en indienen, afschrijvingen doorvoeren en het belangrijkste; kijken naar de toekomst van jouw onderneming.

6. Te laat de aangiftes ingediend
Je stelt belastingaangiftes uit tot het laatste weekend en dan ontbreekt er iets. Of de computer heeft kuren en wat ik nog frustrerender vind: je internetverbinding ligt plat. Een belastingadviseur kan in dit soort gevallen jouw zaken regelen en heeft ook meer mogelijkheden om uitstel aan te vragen. Dit vind ik beter dan een boete riskeren. 

7. Ik wil personeel aannemen maar weet niet hoe
Een grote stap voor elke ondernemer is van zelfstandige zonder personeel naar het eerste personeelslid. Kies je voor loondienst? Wat gebeurt er als de werknemer ziek wordt? Kies je voor een Payroll contract? Hoe vaak kun je een contract verlengen? Allemaal vragen die je aan een persoonlijk financieel adviseur kunt stellen. 

8. Ik mis een heldere toekomstvisie
De fiscale administratie nu werkt door in de toekomst. Je kunt het beste sparren met jouw financieel adviseur om een toekomstplan uit te stippelen. Je bepaalt wanneer je gaat groeien en hoe, welke investeringen je gaat maken en op welk tijdstip. Ik merk dat ondernemers door hun drukke werk teveel bezig zijn met vandaag en te weinig met morgen. Jouw adviseur zal je daarbij helpen.

Als laatste geef ik enkele tips om deze problemen snel en betaalbaar op te lossen: 

  • Converteer de huidige (offline) boekhouding naar een online boekhoudsysteem waar alle aspecten van de financiële administratie worden geïntegreerd binnen één systeem.
       
  • Combineer de boekhouding met zakenrelaties met een CRM systeem, zo kun je altijd de gewenste data terugvinden.
        
  • Kies voor online boekhoudsoftware die schaalbaar is, van een eenvoudig ZZP account naar een multinational. De software moet kunnen meegroeien met jouw onderneming.
        
  • Een abonnement werkt beter dan software eenmalig aanschaffen. Zo spreid je de kosten en weet je dat je altijd gebruik kunt maken van de laatste features.
        
  • Automatiseer de boekhouding zoveel mogelijk en laat een professionele adviseur de puntjes op de “i” zetten. Zo spaar je kosten en je kunt veel efficiënter werken.
        
  • Kies een financieel adviseur waar je een “klik” mee hebt, iemand die proactief inspeelt op jouw behoeftes en beschikbaar is wanneer dat nodig is, in persoon, via mail, telefoon of instant messenger.
       
  • Houd zicht op de toekomst, als je alleen naar vandaag kijkt kun je geen strategie bepalen voor groei en uitbreiding voor morgen. Laat een sparring partner met een frisse blik meekijken.

Dat waren de meest voorkomende problemen met de boekhouding. Ik hoop dat de oplossingen kunnen bijdragen aan een soepele administratie zodat het jou tijd bespaart!

Meer over OAMKB (Online Accountants MKB). 

Categorie(n) Branche > Accountantskantoren, Soort > Boekhoudsoftware, ZZP'ers en klein MKB
Bronvermelding OAMKB
Internet URL http://www.oamkb.nl

Terug

1 november 2017
ICT Accountancy Jaarcongres
Met als hoofdthema Blockchain (3 ervaren sprekers). Maar ook de waarde van Big data, overview IT-recht (met AVG), Cyber risico management, Realtime accounting, PSD2, Instant Payments, actuele ontwikkelingen en ICT Accountancy award.
Meer info en aanmelden...


CreAim

Informer software

KING

Timewriter

MUIS Software


Onerzoeksbureau GBNED