Softwarepakketten.nl

White papers

Reserveringssysteem voor optimale bezetting van vergaderzalen

Plaatsingsdatum 05-02-2016
Berichtdatum Februari 2016

Bij veel bedrijven en instellingen is de organisatie rond vergaderzalen een ondergeschoven kindje. Enerzijds is sprake van 'claimgedrag', anderzijds is de werkelijke bezettingsgraad laag, vaak minder dan 25 procent. Een goed reserveringssysteem is daarom geen overbodige luxe. Zeker nu vierkante meters efficiënt moeten worden gebruikt en vergaderzalen juist duurder worden ingericht met up to date faciliteiten. Zo’n reserveringssysteem geeft real time inzicht in de bezetting en benutting, voorkomt dubbele boekingen en vermindert leegstand door claimgedrag en no-shows. En het levert heldere rapportages over het daadwerkelijk gebruik, handig voor het correct doorberekenen van de kosten.

Claimgedrag
Het is een bekend fenomeen. Je maakt afspraken via Microsoft Outlook of Google Calender en je wil vervolgens een vergaderruimte reserveren. Maar helaas, alle zalen zijn bezet op het gewenste tijdstip. Tenminste, dat vermeldt de agenda. Maar iedereen weet: lang niet alle vergaderingen gaan door en de planning is niet altijd even goed geregeld. Vandaar ook het wijdverbreide ‘claimgedrag’. Je kunt beter een vergaderzaal reserveren (voor het geval dat), dan achter het net vissen als je ‘m echt nodig hebt. Het lijkt wel het spel met de handdoek en de ligstoel aan het zwembad van het hotel. En wat te denken van die andere veel voorkomende irritatie: het aankloppen bij of pardoes binnenlopen in een volle vergaderzaal met de vraag wanneer de ruimte vrij komt. Vervelend en inefficiënt.

Digitale faciliteiten
Er staat steeds meer druk op de kosten per werkplek: bedrijven en instellingen proberen
de vierkante meters zo efficiënt mogelijk te benutten. Tegelijkertijd worden vergaderzalen en overlegruimtes in toenemende mate voorzien van een prettige, functionele inrichting met digitale faciliteiten en nieuwe technologie. Denk aan hoge kwaliteit audio, een beamer (projector) met meerdere LCD- en LED-schermen, interactieve touchscreens, en snelle (internet)verbindingen voor laptop, tablet en mobieltje. We willen content en (big) data snel voorhanden hebben en kunnen delen, liefst real time. Ook de beleving speelt steeds meer een rol, de moderne conference room geeft het idee dat je echt om de tafel zit met die collega’s in de VS of in het Verre Oosten. Kortom, de meeting verschuift van het statisch uitwisselen van ideeën middels een PowerPointpresentatie naar een dynamische, interactieve bijeenkomst waarbij allerlei media en kanalen het gezamenlijke creatieve werkproces stimuleren en ondersteunen.

Het Nieuwe Werken
Er is dus een wereld te winnen als het gaat om inzicht in en overzicht over de behoefte en het werkelijke gebruik van vergaderruimtes. De trend van Het Nieuwe Werken heeft in ieder geval gezorgd voor meer aandacht voor dit onderwerp. 'Room Management is een hot topic geworden, doordat organisaties die Het Nieuwe Werken geïntroduceerd hebben, vaak aanlopen tegen het probleem dat de bezettingsgraad van de ruimtes en flexplekken moeilijk inzichtelijk te krijgen is. Daarnaast is vanwege de aan Het Nieuwe Werken gerelateerde flexibiliteit de kans groter dat collega’s bij elkaar de vergaderruimte of werkplekken inlopen,' stelt het bedrijf Bis, onderdeel van Mood Media, Europees marktleider op het gebied van geïntegreerde audiovisuele systemen, inclusief meubilair, inrichting en verlichting.

Combinatie van hardware en software
Geen wonder dat er de afgelopen jaren diverse bedrijven en adviesbureaus op de markt zijn verschenen zoals het eerder genoemde méét, om in te spelen op de groeiende behoefte om meer zicht te krijgen op de bezettings- en benuttingsgraden. Daarnaast verschijnen er systemen op de markt, vaak een combinatie van hardware en software, die bedrijven en instellingen dezelfde informatie direct kunnen leveren. Betere manieren om reserveringen en boekingen te maken worden gecombineerd met het verzamelen van gegevens over het gebruik van ruimten zoals vergaderzalen. Zo worden sensoren gebruikt en persoonsgebonden ID cards (personeelspassen) – via RFID uit te lezen met paslezers – om inzichtelijk te maken wie wanneer van welke ruimte of werkplek gebruik heeft gemaakt. Of zelfs real time, of een ruimte of werkplek op dit moment wordt gebruikt of niet.

Reflex RoomManager
Reflex RoomManager is zo’n reserveringssysteem voor optimale bezetting van vergaderzalen.
Gebruikers maken met het vertrouwde Outlook of Calender een afspraak en kunnen vervolgens via een add-in (speciale button) in datzelfde programma meteen een zaal reserveren. Vanaf elke locatie, via mobieltje, tablet, laptop of desktop. Naast de beschikbaarheid van vergaderzalen geeft het systeem een overzicht van de aanwezige faciliteiten zoals beamer en scherm. Ook kunnen aanvullende diensten worden geboekt, zoals specifieke faciliteiten, koffie of een lunch.

Complete white paper
Lees de complete white paper van Reflex "Reserveringssysteem voor optimale bezetting van vergaderzalen" (PDF).

Categorie(n) Mobile computing, Branche > Dienstverlening, Soort > Planning- en reservering software, Branche > Detailhandel & Horeca, SAAS, Cloud Computing, Soort > Facility management
Bronvermelding Reflex
Internet URL http://www.reflex-online.com

Terug

13 december 2017
Seminar: elektronisch factureren in de praktijk
Aan de orde komt: overview elektronisch factureren, Europese standaard EN 16931, SCOBDO.eu: automatische conversie, elektronisch factureren en de originele factuur, elektronisch factureren en de overheid, elektronisch factureren internationaal met o.a. VAT compliance verplichtingen, PEPPOL netwerk, elektronisch factureren in de praktijk, robotic accounting en machine learning en elektronisch factureren en factuurscenario's.
Meer info en aanmelden...


CreAim

Informer software

KING

Timewriter

MUIS Software


Onerzoeksbureau GBNED