Softwarepakketten.nl

Bijdrage van Bloggers (blogs)

Managementinformatie in Excel of in een Online Dashboard? De 5 belangrijkste overwegingen op een rij

Plaatsingsdatum 02-12-2015
Berichtdatum December 2015

Blijft het Excel of wordt het een online dashboard?

Wie gebruikt het niet, Excel. Deze software, onderdeel van Microsoft Office, is de basis van de informatievoorziening in iedere onderneming. Eindeloze getallen met prachtige formules verdeeld over meerdere tabbladen voor de juiste managementinformatie. De eerste versie van Excel kwam in 1985 uit voor de Macintosh en in 1987 kwam Excel 2.0 die geschikt was voor Windows. Maar is Excel nog steeds het meest geschikt voor ondernemers en managers? Wij zetten voor u 5 belangrijke overwegingen op een rij:


1. Tijdrovend vs. volautomatisch
Een goede structuur opzetten voor management informatie in Excel is tijdrovend. Het continu handmatig overnemen van bestaande data uit diverse bronnen zoals bankgegevens, financiële administratie, CRM systemen, verkoopcijfers en uur/projectadministratie is een steeds terugkerend proces dat veel tijd kost. Het is drie keer arbeid verrichten! De data wordt eerst in de systemen zelf gezet, daarna wordt deze data overgenomen in Excel en vervolgens dienen deze nog gecontroleerd te worden.

Hoe anders gaat dit bij volautomatische rapportage met online management dashboards. Reeds bestaande data wordt, zonder enige fysieke handeling (lees: volautomatisch), uit de bestaande databronnen gehaald en in één dashboard systeem geplaatst. Deze managementinformatie is zonder tijdsinvestering altijd actueel en compleet. 1-0 voor het online dashboard!

2. Foutgevoelig vs. betrouwbaar
Uit onderzoek is gebleken dat 1 op de 20 cellen in Excel een fout bevat. Het gaat hierbij om verkeerd ingevoerde data en foutieve formules. Kortom, menselijke handelingen die de gebruikte informatie foutgevoelig maken. Bij online dashboards werkt dit heel anders: zoals gezegd wordt alle data automatisch ingelezen (in plaats van handmatig ingevoerd), maar bovenal staan alle berekeningen, groeperingen, filters en formules al voor gedefinieerd. Met een hoge betrouwbaarheid als gevolg. Een duidelijke winst voor online dashboards dus, want sturen op correcte management informatie is een vereiste voor het maken van goede beslissingen.

3. Complex vs. gebruiksvriendelijk
In aanvulling op de foutgevoeligheid van Excel, zijn spreadsheets ook berucht voor de exponentieel toenemende complexiteit. Hoe langer iemand werkt met een eigen gebouwde spreadsheet of draaitabel, hoe meer formules, verwijzingen, checks, etc. hierin worden opgenomen. Maar wat als de ontwerper van deze spreadsheet even niet aanwezig is of, nog erger, het bedrijf verlaat? Een crime voor de continuïteit van uw management informatie voorziening. Ook hier bieden online dashboards de uitkomst: ook hierin kunnen volledig naar eigen inzicht rapportages gebouwd worden, maar de wijze waarop biedt veel meer gebruiksgemak en vast omlijnde mogelijkheden die voor iedereen goed te begrijpen zijn.

4. Beperkt vs. altijd en overal toegankelijk
Op het moment dat een onderneming groeit zijn er steeds meer personen die toegang moeten krijgen tot management informatie. Bijna alle ondernemingen zijn gestart met mooie overzichten in Excel, maar hier kan maar één gebruiker tegelijk in op de locatie waar het bestand opgeslagen is (anders ontstaat het risico op conflicterende bewerkingen). Voor medewerkers van ondernemingen (zeker snelgroeiende) moet deze informatie echter altijd en overal beschikbaar zijn. Online oplossingen zijn dan ook de toekomst voor iedere onderneming die echt vooruit wil. De ondernemer kan, tegelijk met zijn team, inzicht krijgen in alle relevante management informatie. Bovendien zijn online dashboards bereikbaar op ieder device: desktop, tablet en smartphone.

One more thing: het overkomt iedereen, maar het tussentijds vergeten op te slaan van documenten is bij online oplossingen ook verleden tijd. Bespaart weer een hoop tijd en frustraties!

5. Versnippering vs. overkoepelend
Big Data is een hype, want iedere onderneming zit op een berg data. Maar met alleen data bent u nog nergens, doe er iets mee! Zodra bedrijven hun bestaande, versnipperde data, in een overkoepelend management dashboard inzichtelijk krijgen wordt van data nuttige informatie gemaakt: uw Big Data met Echte Waarde is geboren! Tel maar eens na, hoeveel losse systemen of Excel bestanden heeft u met versnipperde brokken informatie waar de onderneming op gestuurd moet worden? Voeg de data uit al deze bestanden samen en laat automatische koppelingen het werk doen om deze data in een overkoepelend dashboard te krijgen. Nieuwe, bronoverschrijdende KPI’s komen daarmee binnen handbereik. De ondernemer kan (samen met zijn adviseur) het stuur weer in eigen hand nemen en continu vooruit kijken, want daar liggen uw kansen.

Conclusie
De investering in een management informatie dashboard is beperkt en bovendien direct terug te verdienen. En de investering in de inrichten van uw dashboard wordt vaak al direct terugverdiend door een significante besparing van tijd. Vervolgens hoeft u alleen nog te kiezen wat er met deze nieuwe tijd gedaan moet worden. Vaak wordt het een keuze tussen meer declarabele uren of extra vakantie. Waar kiest u voor: blijft het Excel of wordt het een online dashboard?

Door Leon Leeferink, Comandi Management Dashboard.

Categorie(n) Soort > Managementinformatie, Branche > Accountantskantoren, Branche > Accountantskantoren > Software advies, Branche > Financials
Bronvermelding Comandi
Internet URL http://www.comandi.nl

Terug

Gerelateerde berichten

In 5 stappen naar data-analyse met management dashboards [20-05-2016]


13 december 2017
Seminar: elektronisch factureren in de praktijk
Aan de orde komt: overview elektronisch factureren, Europese standaard EN 16931, SCOBDO.eu: automatische conversie, elektronisch factureren en de originele factuur, elektronisch factureren en de overheid, elektronisch factureren internationaal met o.a. VAT compliance verplichtingen, PEPPOL netwerk, elektronisch factureren in de praktijk, robotic accounting en machine learning en elektronisch factureren en factuurscenario's.
Meer info en aanmelden...


CreAim

Informer software

KING

Timewriter

MUIS Software


Onerzoeksbureau GBNED