Softwarepakketten.nl

White papers

Purchase to pay in het mkb: 5 aandachtspunten voor een succesvolle toepassing

Plaatsingsdatum 30-07-2015
Berichtdatum 29 juli 2015

Dat het automatiseren van het Purchase to Pay (P2P) proces al lang geen hype meer is, of alleen aan grote organisaties is voorbehouden, blijkt uit de sterke groei in het aantal implementaties van P2P oplossingen binnen het midden en kleinbedrijf de afgelopen jaren. Uit diverse marktonderzoeken blijkt dat het digitaliseren van document gedreven processen bij veel MKB organisaties hoog op de agenda staat. Hierbij worden Invoice Processing en Purchase to Pay oplossingen als de meest belangrijke groeimarkten aangeduid.

Voordelen
Vooral binnen MKB organisaties biedt het automatiseren van het proces van budget tot betaling grote voordelen, aangezien er veelal geen sprake is van een centrale inkoopafdeling. Binnen dergelijke organisaties kunnen bestellingen vaak door veel medewerkers van verschillende afdelingen worden ingekocht en ontbreekt het aan onderlinge afstemming. Doordat iedereen werkt vanaf zijn of haar eilandje is er nauwelijks sprake van grip en zicht op het proces. Bestellingen worden via de e-mail of telefonisch geplaatst bij uiteenlopende leveranciers, zonder dat een gedegen registratie, laat staan controle, plaatsvindt in een systeem. Indien een aanvraag geautoriseerd dient te worden, gebeurt dit vaak nog op papier en ontbreekt het vaak aan tijd om de contracten met huidige leveranciers te raadplegen en de fysieke documentstromen (aanvragen, bestellingen, ontvangstbevestigingen/prestatieverklaringen) tijdig te archiveren en te controleren.

Met een P2P oplossing kunnen we de verschillende eilandjes met elkaar verbinden en er voor zorgen dat alle aanvragen een gestructureerde route afleggen door het systeem. Hierbij is de procesvoortgang altijd inzichtelijk en worden inkopen áltijd gecontroleerd. Daarmee kan er voor gezorgd worden dat goederen en/of diensten bij de juiste leveranciers, voor de juiste prijs en onder de juiste voorwaarden worden besteld. Zo kunnen ook contractueel vastgelegde afspraken en kortingen optimaal worden benut. Hiermee voorkomt u frustraties achteraf, omdat een van uw medewerkers zonder toezicht en op eigen initiatief een bestelling heeft geplaatst bij een willekeurige leverancier voor een te hoge prijs. Een verkeerde bestelling wordt zonder een P2P systeem vaak pas (te) laat waargenomen, wat veel tijd en geld kan kosten.  

Aandachtspunten
Zodra een organisatie besluit om het proces van budget tot betaling te gaan optimaliseren dient zich direct de vraag aan hoe men zo’n project het beste kan uitvoeren. Op basis van succesvolle bewezen P2P implementaties bespreken we in onderstaand white paper 5 belangrijke aandachtpunten:

1. Draagvlak en samenwerking
Het proces van budget tot betaling omvat twee traditioneel gescheiden functies, namelijk Inkoop en Financiën. Binnen een efficiënt P2P proces komen beide disciplines samen en dient er een integratie plaats te vinden tussen beide afdelingen.

2. Initiatief vanuit de Financiële Administratie
In de praktijk blijkt dat bij MKB organisaties het initiatief voor een P2P project veelal vanuit de financiële hoek komt.

3. Waar te beginnen
Bij het invoeren van een P2P proces wordt er veelal gekozen voor een gefaseerde implementatie. Dit blijkt in de praktijk ook zeer succesvol. Bij een gefaseerde aanpak zijn er twee mogelijke aanvliegroutes te onderscheiden. Het starten aan de voorkant van het proces, bij de inkoopfunctie, of starten aan de achterkant, bij de factuurverwerking.

4. Voldoende tijd voor het bewaken van de kwaliteit
Naast het faseren van de implementatie speelt de factor tijd een belangrijke rol. Daarbij is het devies voldoende tijd in te ruimen en niet over een nacht ijs te gaan. Neem de tijd voor het functionele ontwerp en ook het testen van de verschillende onderdelen bij oplevering. Zo blijft er ruimte voor bijsturing en kan de kwaliteit worden gewaarborgd.

5. Pakket keuze
Een P2P software oplossing dient ter verbetering van het complete proces van budget tot betaling. 

Download de volledige white paper "PURCHASE TO PAY IN HET MKB".

Categorie(n) Soort > (Elektronisch) factureren, Soort > Inkoop & Purchase to pay, Branche > Financials
Bronvermelding Easy Systems
Internet URL http://www.easysystems.nl

Terug

Gerelateerde berichten

De voor- en nadelen van digitale factuurverwerking in de cloud [28-02-2015]

Aandachtspunten bij de overstap naar geautomatiseerde factuurverwerking [21-10-2014]

Referentiecase Easy Systems en Hembrug Machine Tools: Snelheid factuurverwerking met 60% verhoogd [07-10-2014]


13 december 2017
Seminar: elektronisch factureren in de praktijk
Aan de orde komt: overview elektronisch factureren, Europese standaard EN 16931, SCOBDO.eu: automatische conversie, elektronisch factureren en de originele factuur, elektronisch factureren en de overheid, elektronisch factureren internationaal met o.a. VAT compliance verplichtingen, PEPPOL netwerk, elektronisch factureren in de praktijk, robotic accounting en machine learning en elektronisch factureren en factuurscenario's.
Meer info en aanmelden...


CreAim

Informer software

KING

Timewriter

MUIS Software


Onerzoeksbureau GBNED