Softwarepakketten.nl

White papers

Factuurverwerking 2.0: De toekomst komt steeds een stukje dichterbij

Plaatsingsdatum 26-04-2015
Berichtdatum april 2015

Veel organisaties verwerken hun facturen nog op papier. Dat is niet alleen ouderwets, maar ook duur en arbeidsintensief. En dat is zonde, want dit proces is prima te automatiseren, wat organisaties tijd en geld bespaart. Harm Poelen, directeur van 20/20 vision Software, deelt zijn visie.

Wat is het nut van digitale factuur-verwerking?
Je moet je voorstellen dat er nog steeds mensen zijn die de pdf-factuur uitprinten, per regel controleren en daarna, op papier, naar de persoon sturen die de factuur moet goedkeuren. Vervolgens gaat alles in de wachtstand totdat de getekende factuur weer retour ontvangen is. Dit kan soms weken duren, en dan pas kan de factuur worden ingeboekt in het financieel systeem. Handmatig, welteverstaan. Met digitale factuurverwerking heb je die omslachtigheid niet.”

Is dat niet tijdrovend?
Dat kun je wel stellen. Dit handmatige proces kost organisaties veel tijd en is daarnaast bijzonder foutgevoelig. Het gebeurt vaak dat facturen ergens in de organisatie kwijtraken en nooit meer teruggevonden worden. Door het handmatige factuurverwerkingsproces laten organisaties vroegtijdige betalingskortingen van de leverancier liggen. Daarnaast verhoog je bij elke kwijtgeraakte factuur het risico op incassokosten en dubbele betalingen. Daar zit niemand op te wachten.”

20/20 Xspend?
20/20 Xspend is een totaaloplossing in de cloud. De software dekt het inkoopstuk van het proces (inkoopmanagement, budgetbewaking, contractmanagement) en het verwerken van de inkomende facturenstroom; digitale en elektronische factuurverwerking. Klanten kunnen daarnaast kiezen voor een abonnement, waardoor er geen sprake is van torenhoge investeringen zoals vroeger wel zo was.”

Waarom zijn jullie de cloud in gegaan?
Enerzijds om de kosten voor onze klanten te verlagen door het gebruik van een abonnementsmodel. Dat bespaart tienduizenden euro’s, geld dat een organisatie veel beter als werkkapitaal kan gebruiken. Anderzijds omdat we voortdurend de nieuwste ontwikkelingen volgen, zolang het maar bijdraagt aan onze missie: organisaties helpen met het continue efficiënter maken van hun bedrijfsprocessen zodat zij structureel beter presteren dan vakgenoten.”

Hoe dragen jullie precies je missie uit?
We kijken naar innovaties op het gebied van factuurverwerking. Ik zie heil in het opkomende UBL-formaat. Het allergrootste voordeel van UBL is dat alle handmatige handelingen geëlimineerd worden binnen de gehele keten van leverancier tot klant. We noemen dat lights out accounting. Samen met nog een paar andere bedrijven doen wij mee aan de UBL-ketentest (www.ublketentest.nl), een initiatief om UBL gezamenlijk de standaard te maken voor elektronische facturatie."

Waarom is dat nodig?
"De focus ligt vandaag de dag teveel op het sturen van pdf-facturen. Dat is geen echte oplossing voor het probleem. Het enige wat je daarmee elimineert is de auto van PostNL en de mensen die enveloppen dichtplakken en weer openscheuren. Echt grote stappen worden pas gezet als de output bij de ene partij automatisch wordt omgezet naar de input voor de andere partij; een gesloten keten.“

En… wil dat lukken?
Er zijn nog wat aandachtspunten voor UBL. Veel boekhoudpakketten zijn er nog niet klaar voor. Daarnaast wil de mens toch nog graag die visuele weergave van een factuur zien. Dat is overigens mogelijk als de verzender de pdf-factuur bijsluit in het bericht. De ketentest laat in ieder geval zien dat veel toonaangevende partijen ook nu al een goede UBL-factuur kunnen genereren. We zijn hoe dan ook blij om eraan deel te nemen. Door dit soort initiatieven worden de producten die wij maken beter en daar profiteren onze klanten van. En daar doen we het uiteindelijk voor.”

 

Categorie(n) Branche > Financials, Soort > (Elektronisch) factureren, UBL
Bronvermelding 2020 vision software
Internet URL http://www.2020vision.nl

Terug

Gerelateerde berichten

Visiedocument 20/20 Vision Software: Visie op het MKB [16-07-2014]


1 november 2017
ICT Accountancy Jaarcongres
Met als hoofdthema Blockchain (3 ervaren sprekers). Maar ook de waarde van Big data, overview IT-recht (met AVG), Cyber risico management, Realtime accounting, PSD2, Instant Payments, actuele ontwikkelingen en ICT Accountancy award.
Meer info en aanmelden...


CreAim

Informer software

KING

Timewriter

MUIS Software


Onerzoeksbureau GBNED