Op 23 september 2014 is voor de eerste maal de "ICT Accountancy praktijkdag Webwinkels en boekhouden" gehouden in Hoevelaken. Er komt heel wat kijken bij het opzetten en beheren van een professionele webwinkel met alle koppelingen, zoals naar betaalsystemen, de boekhouding en eventueel naar een kassasysteem, voorraadbeheer. En dan zijn er nog de juridische aspecten.

Steeds meer ondernemers voeren een webshop, al dan niet naast een fysieke winkel, en dus hebben accountants- en administratiekantoren ook steeds meer te maken met de administratieve huishouding die het voeren van een webwinkel met zich meebrengt.

Tijdens deze praktijkdag zijn de volgende sprekers aan bod geweest om de aanwezigen verder wegwijs te maken in het "webwinkel landschap" en om vragen van aanwezigen te beantwoorden:

Overview landschap webwinkels, kassasystemen en boekhoudsystemen
Het IT-landschap van webwinkels staat in relatie tot betaal-, kassa- en boekhoudsystemen. Daarnaast is er een ruime variatie aan mogelijkheden. Kiest u bijvoorbeeld voor een maatwerk of kant-en-klare webwinkel? Op welke manier kunnen klanten betalen, bijvoorbeeld via IDEAL, per acceptgiro of achteraf op rekening? Moet er een directe koppeling plaatsvinden met voorraadbeheer en winkelvoorraden? En wat zijn de aandachtspunten bij cloud oplossingen (zoals een webwinkel en on-line boekhouden) in het algemeen? Luud Willemsen, senior-adviseur en eigenaar van de ICT-coach heeft de deelnemers in zijn presentatie meegenomen in het IT-landschap van van webwinkels, cloud oplossingen en boekhouding. Specifiek kwam aan de orde:
- 18% van alle consumentenbestedingen is inmiddels on-line.
- Een webwinkelverkoop kan leiden tot een kassabon om artikel direct uit de verkoop te halen.
- De keuze van een betalingssysteem; zo is IDEAL alleen geschikt in Nederland.
- BTW en afstandsverkopen, waarbij drempelbedragen per land verschillend zijn.
- Marketing om gevonden te worden met de webwinkel, zoals de juiste zoekwoorden vastleggen in het artikelbestand.
Opvragen presentatie Luud Willemsen, De ICT-coach.

Webwinkel en het ERP- of boekhoudsysteem
Transacties via een webwinkel wil je als ondernemer ook centraal verwerken en administreren, het ERP systeem of het administratiepakket is veelal het hart van je bedrijf. Denk daarbij aan voorraadbeheer, relatiebeheer met mogelijk aparte prijslijsten per relatie of klantgroep, artikelbeheer en natuurlijk orderverwerking. Tomas Hesseling van ShopWorks heeft met zijn bedrijf ruime ervaring in het implementeren van een koppeling tussen een webwinkel en het ERP- of boekhoudsysteem. ShopWorks heeft ruime ervaring met webshop koppelingen waaronder AFAS Software, Exact (Exact Globe en Online), UNIT4 Multivers, SnelStart, Microsoft Dynamics, Pantheon, Mamut en Visma (AccountView). Tomas heeft een presentatie gegeven met onder meer aandachtspunten in een implementatieproject. Specifiek kwam aan de orde:
- Vraag meerdere offertes aan.
- Een webwinkel en website inéén of juist apart.
- De koppeling met boekhoud- en ERP-systemen is niet altijd eenvoudig.
Opvragen presentatie Tomas Hesseling, ShopWorks.

Webwinkelkoppelingen in beeld gebracht
Met de website www.webwinkelkoppelingen.nl en gelijknamige onderneming geven Winnie Bosman en Sem van der Wal uitgebreid inzicht in een veelheid aan koppelingen waar de (potentiële) eigenaar van een webwinkel  mee te maken krijgt. De visie van Winnie en Sem is dat een ondernemer een vrije keuze moet hebben aan webwinkeloplossingen en daarmee gerelateerde software, zoals een boekhoudpakket. Zo is vanuit Webwinkelkoppelingen ervaring met Exact Online, Reeleezee, Twinfield, E-Boekhouden en Asperion. Ook zijn koppelingen denkbaar op het gebied van adverteren, productvergelijking en kassasystemen. Winnie heeft haar ervaring gedeeld met de deelnemers. Specifiek kwam aan de orde de doelstelling om eenvoudig een component (zoals een boekhoudsysteem) te kunnen vervangen. Dus een webwinkel kunnen koppelen aan andere software naar keuze.
Opvragen presentatie Winnie Bosman, webwinkelkoppelingen.nl.

Een volledig online kassasysteem voor iPad, iPhone en Android
Vanuit Reeleezee heeft Rob Aengenent een presentatie en demo verzorgd om de kant van de gebruiker te belichten als het gaat om een volledig online kassasysteem voor iPad, iPhone en Android. Met natuurlijk een integratie naar online boekhouden. Rob liet de deelenemers zien hoe een transactie verloopt vanaf de online kassa tot in de online boekhouding. Interessant is de ervaring dat online pakketten meer geneigd zijn met elkaar te willen communiceren. 
Opvragen presentatie Rob Aengenent, Reeleezee.nl. 

Keurmerken Betrouwbaar Afrekensysteem en Zeker Online voor boekhouden in de cloud
Will Reijnders is voorzitter van de Stichting Betrouwbare Afrekensystemen (dat het  'Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem' toekent) en tevens betrokken bij het zuster keurmerk 'Zeker Online' dat betrekking heeft op online administratieve diensten. Will heeft over beide keurmerken een toelichting gegeven. Speciaal kwam aan de orde de plaats waar de data staat opgeslagen (binnen of buiten de Europese grenzen) en het feit dat misbruik van afrekensystemen een wereldwijd probleem is.
Opvragen presentatie Will Reijnders, Stichting Betrouwbare Afrekensystemen.

Webwinkel en afrekeningsysteem ineen
Newway is leverancier van een webwinkel- en kassasysteem met een uitgebreide backoffice. Newway is deelnemer van de stichting. Aan het afrekensysteem van Newway is door de stichting het 'Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem' toegekend. Harry van der Plas van Newway heeft een presentatie gegeven over de directe integratie van haar webwinkel- en kassasysteem.
Opvragen presentatie Harry van der Plas, Newway.

Juridische aspecten van online werken
Webwinkels schieten als paddenstoelen uit de grond. Echter, ook de regelgeving op het gebied van e-commerce neemt een steeds hogere vlucht. Als webwinkelier hebt u diverse informatieplichten, mogen gegevens van uw klanten slechts voor bepaalde doeleinden worden verwerkt en is het maken van reclame aan voorwaarden gebonden. En ook als u geen webshop heeft, maar alleen via Marktplaats of Ebay handelt, gelden deze verplichtingen voor u. André Kamps en Jan Willem Oordt  van de IT-Jurist hebben met de aanwezigen een aantal belangrijke aandachtspunten doorgenomen, zoals: Online algemene voorwaarden, belangrijke veranderingen in de nieuwe consumentenwet en het offline halen van een website op basis van auteursrecht. Een aantal aspecten zullen ook betrekking hebben op uw eigen, al dan niet toekomstige, diensten die in de cloud aangeboden worden. Tijdens de presentatie werd geadviseerd afspraken over auteursrecht vooraf op papier te zetten, zoals een bedrijfslogo of een spefiek ontwerp voor een website. En je moet je altijd de vraag stellen of jouw leverancier wel de rechthebbende is van aangeboden software? Zeker bij het gebruik van 'OpenSource' software is dit laatste een belangrijk aandachtspunt. Tot slot kwam aan de orde om vooraf goede afspraken te maken bij de inhuur van een freelancer.
Opvragen presentatie André Kamps en Jan Willem Oordt, De IT-Jurist.

Meer informatie over software voor webwinkels is te vinden op deze website.